Cestovní příkaz 2026: vzor, 7 povinných náležitostí a § 173 ZP

Zaměstnavatel pošle zaměstnance vlakem do Brna na obchodní jednání. Zaměstnanec si zaplatí jízdenku 250 Kč, oběd 200 Kč, večer se vrátí domů. Druhý den po návratu žádá proplacení 450 Kč v hotovosti. Účetní se ptá: „Kde máš cestovní příkaz?“ Zaměstnanec odpoví: „Žádný jsem nedostal.“ Účetní: „Pak ti tu cestu nemůžu proplatit.“

Tohle je nejčastější chyba zaměstnavatelů: cestovní příkaz se bere jako papírová formalita, kterou „vyplníme později“. Jenže zákon to říká jasně: cestovní příkaz se vystavuje PŘED cestou, ne po ní. A když není, zaměstnanec nemá ze zákona nárok na cestovní náhrady — jenom mu to dobrá firma proplatí ze slušnosti, ale formálně ani nemusí.

Cestovní příkaz upravuje § 173 zákona č. 262/2006 Sb. (zákoník práce) a jeho úkolem je autorizovat pracovní cestu. Stvrzuje, že zaměstnavatel zaměstnance vyslal mimo sjednané pracoviště, za jakým účelem, na jak dlouho a za jakých finančních podmínek. Bez tohoto dokumentu by zaměstnanec teoreticky mohl jezdit „na vlastní pěst“ a pak požadovat náhrady — což zákon nepřipouští.

V tomto návodu si projdeme všech 7 povinných náležitostí cestovního příkazu, formy (papír vs. elektronicky), pravidla pro změny během cesty, vyúčtování v 10denní lhůtě, nové sazby cestovních náhrad pro rok 2026 z vyhlášky 573/2025 Sb., zahraniční cesty, daňové aspekty a hotový vzor cestovního příkazu, který si můžeš adaptovat pro svou firmu.

Co je cestovní příkaz (§ 173 ZP)

Cestovní příkaz je jednostranný pracovněprávní akt zaměstnavatele, kterým vysílá zaměstnance vykonávat práci mimo sjednané místo výkonu práce (typicky mimo svou stálou kancelář). Vystavuje ho zaměstnavatel a zaměstnanec ho přijímá — pracovní cesta je povinnost vyplývající z pracovní smlouvy, pokud zaměstnanec souhlasil s vysíláním na cesty (typická klauzule v PS).

Cestovní příkaz musí být písemný (§ 153 ZP), a to z důvodů důkazních — kontrola Inspektorátu práce, finanční kontrola výdajů, pojišťovací nárok při úrazu na cestě. Forma „papír“ nebo „elektronicky“ je rovnocenná, viz dále.

Cestovní příkaz se týká:

• Zaměstnanců v pracovním poměru (HPP) na základě pracovní smlouvy.
• Zaměstnanců pracujících na DPP (Dohoda o provedení práce) a DPČ (Dohoda o pracovní činnosti) — pokud je v dohodě sjednán nárok na cestovní náhrady.
• Členů statutárních orgánů (jednatel s.r.o., člen představenstva a.s.) — podle § 152 ZP analogicky, pokud to upravuje smlouva o výkonu funkce.

7 povinných náležitostí cestovního příkazu

Aby byl cestovní příkaz platný a cestovní náhrady daňově uznatelné, musí obsahovat sedm klíčových údajů. Jejich absence neznamená automatickou neplatnost příkazu — ale zaměstnavatel pak nese důkazní břemeno při kontrole.

1. Identifikace zaměstnance

Plné jméno a příjmení zaměstnance, který je vysílán na pracovní cestu. Doporučená je i identifikace pracovní pozice (například „obchodní zástupce", „technik", „projektový manažer“), případně osobní číslo z personálního systému. U větších firem se uvádí i středisko nebo oddělení.

2. Místo nástupu pracovní cesty

Kde cesta začíná — typicky sídlo zaměstnavatele, ale může to být i adresa bydliště zaměstnance, vlakové nádraží, letiště. Místo nástupu je důležité pro výpočet doby cesty a kilometráže. Zaměstnavatel si může zvolit, zda počítá od kanceláře nebo od bydliště — ale musí to být uvedené v příkazu.

3. Místo cíle pracovní cesty

Adresa, kam zaměstnanec míří — konkrétní město a adresa(například „Brno, Joštova 9 — kancelář klienta XYZ s.r.o.“). Pokud cesta zahrnuje více cílů, uveď všechny: „Brno → Olomouc → Ostrava“. U zahraničních cest uveď stát a město, popřípadě přesnou adresu.

4. Doba pracovní cesty (datum a hodina)

Začátek a konec pracovní cestyv přesných hodinách, ne jen v datech. Příklad: „začátek 15. 1. 2026 08:00 — konec 15. 1. 2026 19:30“. Doba je klíčová pro výpočet stravného (různé sazby podle doby trvání cesty — 5–12 h, 12–18 h, nad 18 h).

5. Účel pracovní cesty

Důvod, proč zaměstnanec na cestu jede. Konkrétně — ne obecně „obchodní jednání“, ale „obchodní jednání s klientem XYZ s.r.o. o dodávce", „účast na konferenci Webexpo 2026", „instalace softwaru u klienta v Brně", „kontrola stavby v Ostravě“. Čím konkrétnější účel, tím méně problémů při daňové kontrole.

6. Dopravní prostředek

Jak zaměstnanec pojede. Tři hlavní možnosti:

• Hromadná doprava(vlak, autobus, letadlo) — uveď „2. třída ČD“ nebo „autobus RegioJet“ apod.
• Služební vozidlo— uveď SPZ, typ a označení vozidla.
• Vlastní vozidlo— uveď SPZ, typ a musí být souhlas zaměstnavatele (zaměstnavatel může požadovat, aby zaměstnanec měl havarijní pojištění). Při použití vlastního vozidla zaměstnanec dostává náhradu 5,90 Kč/km + PHM podle vyhlášky 573/2025 Sb. (sazba pro rok 2026).

7. Datum a hodina návratu

Plánovaný čas návratu, který zaměstnanec po cestě potvrzuje skutečným časem návratu (typicky razítkem nebo podpisem na zadní straně cestovního příkazu). Tento údaj je nutný pro vyúčtování stravného — pokud cesta trvala déle, než bylo plánováno, zaměstnanec má nárok na vyšší stravné podle skutečnosti.

Forma cestovního příkazu — papír nebo elektronicky

Zákoník práce v § 153 ZP stanovuje, že pracovněprávní úkony musí být v písemné formě, pokud to ZP požaduje. Cestovní příkaz spadá do této kategorie — musí být písemný, ale forma „papír“ nebo „elektronicky“ je rovnocenná.

Papírová forma

Klasický tištěný formulář, který zaměstnavatel vyplní, podepíše, předá zaměstnanci a archivuje kopii. Výhody: jednoduchost, nezávislost na technice. Nevýhody: ruční vyplňování chybí proměnných (jméno, datum, sazba), riziko ztráty originálu, komplikovaná digitalizace pro účetnictví.

Elektronická forma

Elektronický cestovní příkaz — typicky PDF s elektronickým podpisemnebo přímo v HR/účetním systému (Pohoda, Money, Helios). Zákon akceptuje i jednoduchý e-mail s cestovním příkazem v textu, pokud se z něj dá nepochybně určit zaměstnavatel, zaměstnanec a všechny náležitosti.

Pro elektronický cestovní příkaz je užitečné, ale ne nutné zaručené elektronické podepisování (kvalifikovaný elektronický podpis). Pro vnitrofiremní účely stačí běžný elektronický podpis (například „typed signature“ nebo souhlas přes interní HR systém).

Bez příkazu = bez náhrad

Tady je klíčový bod, který si mnoho zaměstnavatelů i zaměstnanců neuvědomuje: cestovní příkaz musí být vystaven PŘED zahájením cesty. Pokud zaměstnanec odjede na „pracovní cestu“ bez cestovního příkazu a potom žádá náhrady, právní stav je následující:

• Zaměstnavatel může dobrovolně náhrady zaplatit (typicky se domluví ústně), ale formálně to není „cestovní náhrada“ — je to jiný typ příjmu, který podléhá zdanění včetně sociálního a zdravotního pojistného.
• Při daňové kontrole může FÚ tyto výdaje vyloučit z daňových nákladů zaměstnavatele a doměřit zaměstnanci daň z příjmu, protože nejde o osvobozený příjem podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.
• Zaměstnanec ze zákona nemá nárok náhrady vyžadovat — zaměstnavatel může odmítnout proplacení, pokud žádný cestovní příkaz nebyl vystaven.

V praxi se tomu říká „princip ex ante“ — příkaz se vystavuje před cestou, ne po cestě. Dodatečné vystavení s antedatováním je nezákonné (může jít o daňový podvod podle § 240 trestního zákoníku).

Změny během pracovní cesty

Někdy se cesta změní za pochodu — klient odloží schůzku o den, vlak je zrušený a zaměstnanec musí vzít autobus, nebo přibude druhý cíl, který původně neměl v plánu. Jak se to řeší formálně?

Prodloužení doby cesty

Pokud se cesta protáhne (klient přesunul schůzku, nutnost zůstat přes noc), zaměstnanec by měl získat souhlas zaměstnavatele(typicky telefonicky nebo SMS) a po návratu doložit nové údaje na cestovním příkazu (skutečný čas návratu, případně novou adresu ubytování).

Změna cíle nebo přidání nového

Pokud zaměstnanec během cesty pojede ještě na jinou adresu (nečekané jednání s druhým klientem), je potřeba doplňující příkaz— buď telefonický souhlas zaměstnavatele zaznamenaný (například SMS nebo e-mail), nebo dodatek k původnímu příkazu po návratu.

Změna dopravního prostředku

Zaměstnanec měl jet vlakem, ale vlak je zrušený a musí vzít taxi. Postup: po cestě doloží doklad o skutečně použité dopravě (potvrzení o zpoždění/zrušení, účtenku za taxi) a zaměstnavatel mu proplatí skutečně vynaložené náklady.

Vyúčtování — 10 pracovních dnů

Po skončení pracovní cesty má zaměstnanec povinnost do 10 pracovních dnů předložit vyúčtování — podle § 183 zákoníku práce. Vyúčtování zahrnuje:

• Vyplněný cestovní příkazs potvrzeným skutečným časem návratu.
• Doklady o cestovních výdajích— jízdenky, letenky, taxi účtenky, doklady o ubytování, doklady o parkovném, dálničních poplatcích.
• Cestovní zpráva— krátké shrnutí, co zaměstnanec na cestě dělal (pro některé firmy jen interní dokument, pro některé povinná příloha k daňové dokumentaci).
• U vlastního vozidla: výpis ujetých km, technický průkaz a průměrná spotřeba (pro výpočet PHM náhrady).

Zaměstnavatel pak provede výpočet celkové náhrady (stravné + cestovné + ubytování + vedlejší výdaje) a rozdíl mezi zálohou a skutečností proplatí (nebo zaměstnanec vrátí přebytek). Vyúčtování musí být zaměstnanci proplaceno do 10 pracovních dnů od doložení.

Cestovní náhrady 2026 — vyhláška 573/2025 Sb.

Od 1. ledna 2026 platí nová vyhláška č. 573/2025 Sb., která stanovuje sazby cestovních náhrad pro rok 2026. Hlavní položky:

Stravné na tuzemské pracovní cestě

Sazby se odvíjí od doby trvání pracovní cesty:

Pokud cesta trvá méně než 5 hodin, stravné se neproplácí. Pokud zaměstnavatel zaplatí během cesty oběd nebo večeři, stravné se krátí podle vyhlášky: o 70 % u cesty 5–12 h, o 35 % u cesty 12–18 h, o 25 % nad 18 h za každé jídlo.

Cestovné — vlastní auto 5,90 Kč/km

Pokud zaměstnanec použije vlastní osobní auto, dostává:

• Základní náhradu 5,90 Kč/km(sazba pro rok 2026 podle vyhlášky 573/2025 Sb.).
• Náhradu za PHM— vypočtená podle skutečné průměrné spotřeby vozidla (z technického průkazu) a ceny paliva (buď podle vyhlášky, nebo podle skutečných dokladů, podle toho, co je výhodnější pro zaměstnance).

Sazba PHM (benzin Natural 95) pro rok 2026 dle vyhlášky č. 573/2025 Sb.: 34,70 Kč/litr. Pokud auto má průměrnou spotřebu 7 l/100 km, je náhrada PHM = 0,07 × 34,70 = 2,43 Kč/km. Celková náhrada za 1 km = 5,90 + 2,43 = 8,33 Kč/km.

Cestovné — hromadná doprava

U vlaku, autobusu, MHD a letadla zaměstnanec dokládá jízdenky a zaměstnavatel mu proplatí skutečnou cenu jízdenky. Zaměstnavatel může v cestovním příkazu omezit třídu (například „vlak — 2. třída", „letadlo — economy class“).

Ubytování

Zaměstnanec dokládá doklad o ubytování a zaměstnavatel proplácí skutečnou cenu, max. však obvyklou cenu v dané lokalitě. Pro Prahu a Brno je obvyklá cena 2026 zhruba 2 500–4 000 Kč/noc, pro menší města 1 500–2 500 Kč/noc.

Vedlejší výdaje

Sem patří parkovné, dálniční poplatky, příplatky za zavazadla, WiFi v hotelu, taxi atd. Zaměstnanec dokládá účtenky a zaměstnavatel proplácí v plné výši (pokud byly nutné pro výkon pracovní cesty).

Zahraniční pracovní cesta

U zahraničních cest se postupuje obdobně jako u tuzemských, ale s několika rozdíly:

Zahraniční stravné v měně

Sazby zahraničního stravného stanovuje vyhláška č. 472/2024 Sb. pro rok 2026. Některé příklady:

Sazby platí za celý den (24 hodin). Při kratších cestách se krátí — za neúplný den se vyplácí jen poměrná část.

Kapesné

Zaměstnavatel může (ale nemusí) zaměstnanci poskytnout kapesné — až 40 % zahraničního stravného (§ 180 ZP). Kapesné je určeno na drobné výdaje (nápoje, tip v restauraci, drobné nákupy), a zaměstnanec ho nemusí dokladovat. Je ale daňový výdaj pouze do té výše 40 %.

Cestovné a měna

Cestovné v zahraničí se účtuje v cizí měně (podle skutečných dokladů) a přepočte se na CZK kurzem ČNB platným v den vyúčtování. U leteckých letenek se používá kurz ke dni nákupu letenky.

Skupinová pracovní cesta

Pokud na cestu jede více zaměstnanců najednou (například celý tým na konferenci), zaměstnavatel může:

• Vystavit jeden společný cestovní příkaz s přílohou seznamu všech vyslaných zaměstnanců — úspornější administrativně.
• Vystavit individuální cestovní příkaz pro každého zaměstnance zvlášť — flexibilnější, lépe se dohledává pro každého jednotlivce.

V praxi se u skupinových cest doporučuje individuální příkaz — protože každý zaměstnanec může mít jiné výdaje (jiný dopravní prostředek, jiné ubytování), jiný čas návratu, a vyúčtování je tak přehlednější.

Daňové aspekty cestovních náhrad

Cestovní náhrady mají v Česku silnou daňovou výhodu:

Osvobozeno od daně z příjmu

Cestovní náhrady poskytnuté zaměstnanci v souladu se ZP jsou osvobozeny od daně z příjmů fyzických osob podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů. Zaměstnanec nezdaňuje stravné, cestovné, ubytování ani vedlejší výdaje — dostává plnou částku „čistou“.

Bez sociálního a zdravotního pojistného

Cestovní náhrady nevstupují do vyměřovacího základu pro sociální ani zdravotní pojistné (§ 5 zákona č. 589/1992 Sb. o sociálním pojištění). Zaměstnavatel ani zaměstnanec z náhrad neodvádí pojistné — což je důvod, proč jsou cestovní náhrady levnější formou odměňování než zvýšení mzdy.

Náhrady nad limit jsou ZDANITELNÉ

Pokud zaměstnavatel poskytne náhrady nad horní hranici stanovenou vyhláškou (například stravné 250 Kč místo 185 Kč), rozdíl je zdanitelný příjem zaměstnance — podléhá dani z příjmu i pojistnému.

Vzor cestovního příkazu — kompletní struktura

Tady je struktura platného cestovního příkazu pro rok 2026. Můžeš ji použít jako základ pro svou vlastní šablonu — buď ve Wordu, nebo v HR systému.

Cestovní zpráva po návratu

Cestovní zprávu zákoník práce přímo nevyžaduje, ale je silně doporučená jako důkaz účelu pracovní cesty pro daňové účely. Obsahuje:

• Datum a cíl cesty.
• Účel cesty (proč jel zaměstnanec).
• Krátké shrnutí, co se na cestě stalo (s kým bylo jednání, jaký byl výsledek).
• Doložené dokumenty (zápis z jednání, foto, e-mailová korespondence, podepsaná smlouva).
• Podpis zaměstnance.

Při daňové kontrole je cestovní zpráva často klíčovým důkazem, že cesta měla skutečný pracovní účel — bez ní finanční úřad může výdaje zpochybnit.

Časté chyby při cestovních příkazech

Tady je top 5 chyb, které vidíme při kontrolách cestovních příkazů u českých firem:

1. Příkaz vystaven dodatečně (po cestě)

Klasický scénář: šéf zaměstnanci řekne „jeď do Brna", on jede, a cestovní příkaz se vyplňuje až po návratu, dokonce s antedatováním. To je neplatné — kontrola FÚ může náhrady označit za nedaňový výdaj. Vždy vystavuj příkaz PŘED cestou, byť jen krátce před odjezdem.

2. Chybí účel cesty nebo je příliš obecný

Účel „obchodní cesta“ nebo „služební jednání“ je nedostatečný. Daňová kontrola žádá konkrétně: s kým ses setkal, o čem jste jednali, jaký byl výsledek. Pokud nejsi schopen účel doložit, FÚ může výdaj odmítnout.

3. Nepotvrzený čas návratu

Zaměstnanec po návratu nepotvrdí skutečný čas — ale stravné se počítá podle skutečné doby cesty. Bez potvrzeného návratu nelze správně vypočítat stravné, a FÚ může počítat nejnižší možnou sazbu.

4. Pozdní vyúčtování (po 10 dnech)

Zaměstnanec dodá vyúčtování za měsíc po cestě, doklady jsou ztracené, výpočet je z paměti. Zákonná lhůta je 10 pracovních dnů — po jejím uplynutí může zaměstnavatel proplacení odmítnout.

5. Chybějící doklady o výdajích

Zaměstnanec si nezachoval účtenky za parkovné, taxi, ubytování. Bez dokladů nelze tyto výdaje proplatit jako cestovní náhrady — zaměstnanec o ně přichází.

Vystavuješ cestovní příkazy zaměstnancům každý měsíc?

Pokud máš firmu, kde každý měsíc vystavujete 10–50 cestovních příkazů (obchodní zástupci, technici v terénu, vedoucí oddělení), víš, jak otravné je pokaždé znovu vyplňovat ten samý formulář: firma, IČO, sídlo, klauzule o sazbách 2026, vyhlášky, místa, podpisy. Hodina měsíčně jen na cestovní příkazy je normální.

V Dokumentomatu si nahraješ vlastní šablonu cestovního příkazu ve Wordu (přesně tu, kterou máš schválenou s účetní a Komorou daňových poradců). Označíš proměnné — jméno zaměstnance, datum, místo cíle, účel, dopravní prostředek — a potom už jen vyplňuješ formulář. Dokumentomat ti vrátí finální .docx nebo .pdf během 30 sekund.

Šablona je tvoje. Tvůj firemní design, tvá razítka, tvoje sazby pro rok 2026. Žádný generický „vzor", který nikdo nepoužije. A protože šablonu máš ověřenou, každý vygenerovaný příkaz je 100 % platný — pro daňovou kontrolu, pro Inspektorát práce, pro účetní.

Nahraj si vlastní šablonu cestovního příkazu