Faktura vs. smlouva: rozdíl a kdy stačí jen jedna

Faktura a smlouva jsou dva úplně různé dokumenty s úplně různými funkcemi. Faktura je výzva k zaplacení po dodávce (= účetní doklad). Smlouva je dohoda o tom, co se má stát před dodávkou (= právní vztah). V praxi je často potřebuješ obě, někdy jen jednu.

Základní rozdíl ve 30 sekundách

Stručná tabulka, kterou si můžeš zapamatovat:

Kdy stačí jen faktura (bez smlouvy)

V praxi je to běžné a legální u:

• Krátkých jednorázových zakázekdo cca 30 000 Kč — opraviárna, drobné překlady, jednodenní konzultace;
• Standardizovaných služeb, kde podmínky jsou očekávané a nikdo se neptá (úklid, doprava);
• Opakovaného fakturování stejnému klientovi, se kterým máš dlouhou historii bez problémů;
• Drobném prodeji zboží — kde stačí faktura + přepravní doklad / dodací list.

Důvod, proč to funguje: § 1740 občanského zákoníku stanoví, že smlouva může vzniknout i konkludentně (= chováním stran). Když klient objednal, ty jsi dodal, klient zaplatil — smlouva byla uzavřena, i když nikdo nepodepsal papír.

Kdy potřebuješ smlouvu (i kromě faktury)

• Zakázka přes 50 000 Kč — bez smlouvy je spor o cokoliv velmi nákladný (soud);
• Vícefázová práce (3+ milníky) — smlouva popisuje co je „dokončeno";
• Tvůrčí dílo (software, grafika, texty) — autorská práva potřebují písemnou licenci;
• Důvěrná data — NDA / klauzule o mlčenlivosti (viz NDA článek);
• Záruka / SLA — pokud klient vyžaduje garantovanou dostupnost, lhůty oprav;
• Spolupráce s firmou (B2B) — účetní klienta obvykle požaduje smlouvu k uznání nákladu nad určitou částku.

Co musí být na faktuře — povinné údaje

Faktura není volný dokument. Zákon č. 235/2004 Sb. o DPH (§29) a zákon o účetnictví definují povinné náležitosti:

1. Identifikace dodavatele: jméno/firma, IČO, DIČ (pokud plátce DPH), sídlo;
2. Identifikace odběratele: jméno/firma, IČO, DIČ pokud plátce DPH, sídlo;
3. Číslo faktury — sekvenční nebo s předponou (např. `2026/0042` nebo `INV-2026-042`);
4. Datum vystavení + datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) — rozhoduje o tom, do kterého období faktura spadá v DPH a v daních z příjmů;
5. Datum splatnosti — standard 14 dní u B2B;
6. Předmět plnění— popis služby/zboží (např. „Webový vývoj — fáze 1 dle smlouvy ze dne 1. 6. 2026");
7. Cenabez DPH, sazba DPH (0 %, 12 %, 21 %), DPH samostatně, cena celkem s DPH;
8. Bankovní spojení: číslo účtu, variabilní symbol (typicky = číslo faktury);
9. Pokud nejsi plátce DPH: text „Neplátce DPH" (povinné jasné označení).

Zálohové vs. konečné faktury

Časté nedorozumění:

• Zálohová faktura = výzva k zaplacení zálohy PŘED dodáním. **NENÍ daňový doklad** (pokud nejsi plátce DPH). Z účetního hlediska žádný náklad ani příjem, jen závazek;
• Daňový doklad k přijaté platbě (jen pro plátce DPH) — vystavuje se do 15 dnů od přijetí zálohy. Klient si z něj uplatní odpočet DPH;
• Konečná (vyúčtovací) faktura — po dodání, odečte zaplacené zálohy. Tady vzniká daňový základ pro daň z příjmů.

Co když klient nezaplatí — postup eskalace

Postup, který funguje a stojí nejmíň peněz:

1. Den +1 po splatnosti: e-mailová připomínka („Asi jste přehlédli, faktura č. XXX byla splatná včera. Není to problém — pošlu vám novou výzvu k zaplacení do 7 dnů."). Tón je vlídný. Funguje na ~50 % případů.
2. Den +14: druhá výzva, již formálnější — s upozorněním na smluvní pokutu a zákonný úrok z prodlení (2026 ≈ 10 % p. a., konkrétní sazbu pro daný měsíc ČNB zveřejňuje).
3. Den +30: předžalobní výzva doporučenou poštou nebo datovkou. **Bez ní soud nepřizná náhradu nákladů řízení (§ 142a OSŘ)** — to znamená, že i když vyhraješ, můžeš platit advokáta sám.
4. Den +45: elektronický platební rozkaz(EPR) přes justice.cz. Soudní poplatek 4 % z dlužné částky, vyřízení 2–8 týdnů. Pokud klient neodporuje, vykonatelný titul.
5. Den +90: exekutor. Drahé, pomalé, ale dostane peníze. Doporučuju jen u částek nad 50 000 Kč.

Když nemáš smlouvu a klient zpochybňuje fakturu

Příklad: dodal jsi web, vystavil fakturu 80 000 Kč, klient říká „nedohodli jsme se na takové ceně". Co s tím?

Důkazní řetězec, který soud uzná:

• E-mailová objednávka nebo „Můžeš mi to udělat za 80 tisíc?" — i jen tahle SMS / e-mail je důkaz akceptace;
• Akceptace dodávky: e-mail klienta typu „Vypadá to skvěle, díky" po dodání;
• Faktura odeslanáa klientem nezpochybněná v rozumné době (§ 1740 odst. 2 OZ — pokud nereagoval, smlouva se má za uzavřenou).

I bez papírové smlouvy je toto u soudu typicky postačující. ALE — vždy lepší mít na začátku malou smlouvu, než pak řešit důkazní břemeno za hodiny u soudu.

Daně a účetnictví — co kde patří

Pro úplnost krátký souhrn:

• OSVČ s paušálními výdaji: faktury vystavené = příjem, daníš 60/40/30 % podle činnosti. Smlouva tě nezajímá z daňového hlediska, jen pro důkaz.
• OSVČ s reálnými výdaji: faktury vstupují jako příjem, na výdajové straně musíš mít doklady. Smlouva pomáhá doložit, proč byl výdaj nutný (např. subdodávka).
• Paušální daň (DPP/DPP+/DPČ): nemusíš vystavovat faktury, máš dohodu. Tento režim se týká zaměstnání, ne B2B.
• S.r.o.: faktury vstupují do účetnictví, smlouva podkládá daňovou uznatelnost nákladu. Bez smlouvy FÚ může náklad zpochybnit.

Vzory — co najdeš v Dokumentomatu

Dokumentomat řeší smluvní část — vygeneruje ti smlouvu o dílo, smlouvu o spolupráci, NDA nebo zpracovatelskou smlouvu z tvojí Word šablony (s ARES auto-fillem). Pro fakturaci doporučujeme dedicated fakturační systém:

• iDoklad (idoklad.cz) — český, jednoduchý
• Fakturoid (fakturoid.cz) — populární u freelancerů
• iÚčto nebo ABRA Flexi — pokud potřebuješ kompletní účetnictví, ne jen fakturaci

Tahle kombinace (smlouva v Dokumentomatu + faktura ve Fakturoidu) je standard u většiny českých freelancerů.

Časté otázky

Stačí elektronická faktura (PDF), nebo musí být papírová?

Elektronická forma stačí. PDF s rozumným obsahem je daňový doklad. Akceptace e-mailem je standardní. Jediná výjimka: některé veřejné instituce stále preferují papír nebo ISDS (datovku).

Jak dlouho musím faktury uchovávat?

Pro účely DPH: 10 let od konce zdaňovacího období. Pro účetní účely: 5 let. Pro účely důkazu při sporu: ideálně 4 roky (promlčecí doba u běžných pohledávek). Praktické pravidlo: archivuj 10 let, máš pokryto všechno.

Co když fakturuju do zahraničí?

Pro B2B (klient je firma v EU): režim přenesení daňové povinnosti (reverse charge). Na fakturě uvedeš text „Reverse charge — § 92a, § 92e zákona o DPH" a klient si DPH zaplatí sám u sebe. Mimo EU: faktura je obvykle bez DPH (export). Pokud nejsi plátce DPH, je to ještě jednodušší — fakturuješ bez DPH vždy.

Závěr

Pamatuj si dvě věty:

• Faktura = „kolik a kdy zaplať" (po dodávce);
• Smlouva = „co se bude dělat a jak" (před dodávkou).

U malých zakázek (do 30 000 Kč) stačí faktura s dobrou e-mailovou komunikací. U větších a hlavně u tvůrčích prací nedělej zakázku bez smlouvy. Smlouva tě stojí 30 minut psaní (nebo 2 minuty s Dokumentomatem) a může ti ušetřit desítky tisíc.

Začni teď.