Jak vystavit fakturu OSVČ neplátce DPH — krok za krokem 2026

Jako OSVČ neplátce DPH posíláš ročně desítky nebo stovky faktur a jedna chybějící položka tě může stát zpožděnou platbu, spor s klientem nebo problém při daňové kontrole. Faktura totiž není jen „papír s částkou" — je to účetní doklad, který musí splňovat zákonné náležitosti dané zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví (konkrétně § 11) a u plátců DPH i zákonem o DPH.

Dobrá zpráva: pro neplátce DPH je seznam jednodušší než pro plátce. Tenhle návod ti ho rozebere bod po bodu — co tam musí být, co je praktické doplnit a kde podnikatelé nejčastěji chybují.

Kdo je OSVČ neplátce DPH

OSVČ neplátce DPH je živnostník nebo osoba samostatně výdělečně činná, která:

• Nepřekročila obrat 2 000 000 Kč za kalendářní rok (limit pro povinnou registraci k DPH platný od 2025; druhý vyšší limit 2 536 500 Kč způsobí okamžité plátcovství)
• Neregistrovala se dobrovolně k DPH (dobrovolná registrace má smysl typicky u dodavatelů, kteří nakupují s DPH od plátců a chtějí si ji odčítat)
• Nepřijímá zboží/služby ze zahraničí ve velkém (nákup z EU/třetích zemí má vlastní pravidla, která mohou tlačit k registraci jako identifikovaná osoba)

Být neplátce DPH má svou logiku: fakturuješ levněji než plátce (žádných 21 % navíc), administrativa je výrazně lehčí — žádné čtvrtletní/měsíční přiznání k DPH, žádné kontrolní hlášení. Cena: nemůžeš si odečítat DPH z nákladů, takže pokud nakupuješ hodně materiálu nebo zařízení s DPH, plátcovství by se ti vyplatilo víc.

Právní základ: § 11 zákona o účetnictví

Faktura je z hlediska zákona účetní doklad. Náležitosti účetního dokladu jsou upraveny v § 11 zákona č. 563/1991 Sb. a každá faktura — ať plátce nebo neplátce DPH — je musí obsahovat.

Konkrétně musí mít:

1. Označení účetního dokladu (slovo „Faktura" nebo „Účetní doklad")
2. Obsah účetního případu a jeho účastníky (dodavatel + odběratel)
3. Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
4. Okamžik vyhotovení účetního dokladu (datum vystavení)
5. Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s datem vystavení
6. Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (u OSVČ typicky podnikatel sám)

Když tyto body propojíš s běžnou praxí, dostaneš seznam zhruba 12 položek, které by faktura OSVČ neplátce DPH měla obsahovat. Pojďme bod po bodu.

Povinné náležitosti faktury OSVČ neplátce DPH

1. Označení dokladu

Nahoře jasně napsat „Faktura" (ne „daňový doklad", ten používá jenom plátce DPH). Volitelně můžeš doplnit „č. 2026/0042" nebo „číslo faktury 2026/0042".

2. Číslo faktury

Jedinečné číslo — žádné dva doklady nesmí mít stejné. Doporučená struktura: RRRR/PPPP (např. 2026/0001, 2026/0002…) nebo RRRRMM/PPP (např. 202601/001 — leden, faktura č. 1). Hlavní pravidlo: číslování musí být spojité a chronologické. Mezery a přeskoky čísel jsou pro finančák červený praporek — vypadá to, že jsi vystavil fakturu, kterou jsi pak smazal.

3. Údaje o dodavateli (o tobě)

• Jméno a příjmení (případně obchodní firma, pokud máš zapsanou)
• Sídlo / místo podnikání (adresa)
• IČO (8místné identifikační číslo z živnostenského rejstříku)
• Označení registru (živnostenský rejstřík + příslušný úřad, kde jsi zapsaný)
• Výslovná formulace „Nejsem plátcem DPH" nebo „Dodavatel není plátcem DPH". Bez ní bude odběratel váhat, jestli mu z faktury nějaké DPH chybí.

DIČ jako neplátce DPH na faktuře neuvádíš. DIČ má smysl jen u plátců nebo identifikovaných osob — to nejsi.

4. Údaje o odběrateli

• Název firmy nebo jméno + příjmení FO
• Sídlo / bydliště
• IČO (pokud podnikatel) nebo datum narození (FO nepodnikatel)
• DIČ pouze pokud je plátce DPH a má smysl ho uvést (např. pro identifikaci)

5. Datum vystavení

Kalendářní datum, kdy fakturu reálně vystavuješ. Tohle je „okamžik vyhotovení účetního dokladu" dle § 11 ZoÚ.

6. Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP)

U neplátce DPH se technicky DUZP nevyžaduje stejně přísně jako u plátce, ale v praxi uváděj „datum uskutečnění plnění" nebo „datum dodání" — den, kdy jsi službu dokončil nebo zboží dodal. Často je shodné s datem vystavení, ale nemusí být (např. dodáš zboží 15. ledna, fakturu vystavíš až 20. ledna).

7. Datum splatnosti

Den, do kterého má být faktura zaplacena. Standard v Česku je 14 dní od vystavení, ale je čistě na dohodě s klientem. Časté možnosti:

• Splatnost 7 dní — agresivní cash flow, vhodné pro malé jednorázové zakázky
• Splatnost 14 dní — výchozí standard B2B
• Splatnost 30 dní — větší korporace a státní sféra to vyžadují
• Splatnost 60+ dní — ne, ne a ne. Snižuj na 30 ve smlouvě před zakázkou.

Pokud datum splatnosti vůbec neuvedeš, platí podle § 1963 občanského zákoníku mezi podnikateli 30denní lhůta od doručení faktury.

8. Předmět fakturace (popis)

Konkrétní popis služby nebo zboží. Nikdy nepoužívej obecné formulace typu „služby dle dohody" nebo „práce za leden". Finančák i odběratel chtějí vědět co konkrétně. Příklady:

• „Tvorba landing page pro produkt XYZ — design + HTML/CSS implementace"
• „Copywriting 5 článků na blog (5× 1000 slov)"
• „Účetní služby za období 1. — 31. ledna 2026"
• „Mentoring online, 4 hodiny, leden 2026"

9. Cena

Pro neplátce DPH uvádíš jen jednu částku — celkovou cenu bez DPH (DPH se nepřičítá, protože nejsi plátce). Vždy uveď měnu („Kč" nebo „CZK"). Pokud fakturuješ v eurech nebo dolarech, uveď i přepočet a kurz, podle kterého počítáš.

Položky na faktuře: pokud má faktura víc položek, rozepiš je jednotlivě s množstvím a jednotkovou cenou. Příklad:

• Konzultace marketingová strategie — 10 hod × 1 200 Kč = 12 000 Kč
• Vytvoření obsahového plánu — 1 ks × 8 000 Kč = 8 000 Kč
• Celkem k úhradě: 20 000 Kč

10. Platební údaje

• Číslo bankovního účtu (v českém formátu i IBAN, IBAN je nutnost pro mezinárodní platby)
• Variabilní symbol — obvykle číslo faktury bez lomítek (např. 20260042)
• Konstantní symbol — pro standardní fakturu 0308, ale dnes je už spíš formalita
• Způsob platby — „bankovní převod", „hotově při převzetí", „platební kartou"

11. Podpis

§ 11 ZoÚ vyžaduje „podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ". V praxi to znamená:

• Papírová faktura: vlastnoruční podpis
• PDF faktura: stačí scan podpisu nebo elektronický podpis. Mnoho podnikatelů používá obrázek podpisu vložený do PDF — z hlediska zákona je to platné, pokud je doklad jinak průkazný.
• Faktura z fakturačního systému: systémy jako Fakturoid, iDoklad, MyInvoice generují automaticky validní fakturu bez vlastnoručního podpisu — podpisový záznam je nahrazen jednoznačnou identifikací dodavatele.

Volitelné, ale praktické položky

Logo a vizuální identita

Profesionálně vypadající faktura vzbuzuje větší důvěru — a u opakovaných klientů buduje brand. Není to povinné, ale doporučuji každému, kdo chce vypadat jako firma, ne brigádník.

Poznámka pro klienta

Krátká věta typu „Děkuji za spolupráci, příští termín odevzdání: 15. února 2026" zlepšuje vztah a připomíná deadline. Pro stálé klienty „Při včasné platbě sleva 2 % z příští faktury" může rychle zaplnit účet.

Odkaz na smlouvu / objednávku

Pokud faktura fakturuje plnění z rámcové smlouvy nebo objednávky, uveď to: „Fakturováno na základě smlouvy ze dne 1. ledna 2026" nebo „Objednávka č. ABC-2026-0042". Klient pak fakturu schválí rychleji — účetní vidí, podle čeho fakturovat.

Doložka o úroku z prodlení

Doporučená věta v patičce: „V případě prodlení s úhradou je odběratel povinen uhradit úrok z prodlení dle nařízení vlády č. 351/2013 Sb.". I bez této věty máš nárok na úrok ze zákona, ale viditelné uvedení odběratele rychleji motivuje k zaplacení.

Formát: PDF, e-faktura nebo papír?

Z hlediska zákona je faktura platná v jakémkoliv formátu, pokud je čitelná a obsahuje povinné náležitosti. V praxi v roce 2026:

• PDF přes e-mail — naprostá většina B2B fakturace. Rychlé, levné, klient si fakturu archivuje sám.
• Papírová faktura — už zbytek, hlavně pro starší klientelu nebo specifická odvětví (stavebnictví, řemesla).
• ISDOC / ISDOCX (XML) — strukturovaný XML formát, který umí účetní programy načíst automaticky, bez ručního přepisování. Některé větší firmy a státní sféra vyžadují. Pro OSVČ neplátce DPH nepovinné, ale plus, pokud fakturuješ korporátům.
• EDI / B2B platformy — okrajové, řeší si je velké firmy. Tebe se to typicky netýká.

Archivace faktur — 5 let minimum

OSVČ neplátce DPH má povinnost uchovávat faktury minimálně 5 let od konce účetního období (resp. zdaňovacího období), kterého se týkají. Vyplývá to z § 31 zákona o účetnictví a daňového řádu.

Konkrétně: faktura vystavená v roce 2026 musí být uchována do konce roku 2031. Pokud vedeš daňovou evidenci, platí 3leté minimum pro účely daně z příjmů, ale 5 let je bezpečný standard, který radím dodržovat všem.

Forma archivace:

• Papírové faktury — šanon nebo krabice v suchu, nesmí blednout (termopapír nepoužívej)
• PDF faktury — cloud (Google Drive, Dropbox) + lokální záloha na disku. Doporučuji dvě nezávislé zálohy.
• Fakturační systém — Fakturoid, iDoklad, MyInvoice a další ukládají faktury automaticky a poskytují export. Pohodlí + jistota.

Storno a oprava faktury

Kdykoliv najdeš chybu na vystavené faktuře (zkomolené číslo účtu, špatná částka, špatný odběratel), nikdy ji nepřepisuj a nemaž. Účetnictví musí být průkazné a smazaná faktura = červený praporek při kontrole.

Postup pro neplátce DPH

1. Vystav stornofakturu (= dobropis) se stejnými údaji jako originál, ale s záporným znaménkem u částky. V popisu uveď „Storno faktury č. 2026/0042 ze dne…". Stornofaktura má vlastní číslo.
2. Vystav novou fakturu s opravenými údaji a novým číslem (např. 2026/0043, pokud originál byl 2026/0042).
3. Pošli odběrateli obě faktury (stornofaktura + nová). Klient účetně provede oboje, čistý výsledek = jen nová faktura.

Pokud klient fakturu ještě nezaúčtoval a souhlasí s opravou, můžeš teoreticky vystavit jen opravenou novou fakturu a původní zrušit — ale tato bezdokladová oprava je riziková a kontrolovatelná jen v rámci dohody s klientem. Bezpečnější je vždy stornofaktura + nová.

5 nejčastějších chyb v praxi

1. Chybí formulace „Nejsem plátcem DPH". Odběratel se ptá, jestli mu z faktury chybí DPH. Tobě to zpozdí platbu. Vždy explicitně napiš.
2. Špatné nebo chybějící IČO odběratele. Při kontrole IČO v ARESu vyjde, že firma neexistuje nebo je v insolvenci. Při fakturaci na FO uveď datum narození místo IČO.
3. Obecný popis služby. „Práce za leden 2026" je pro finančák bezvýznamné. Vždy konkrétně co a v jakém rozsahu.
4. Mezery v číslování. Skok z faktury 2026/0042 na 2026/0045 (s vynechanými 0043 a 0044) je signál, že jsi smazal dvě faktury. Kontrola se bude vyptávat.
5. Variabilní symbol nesedí s číslem faktury. Banka přijme platbu, ale ty pak hledáš, ke které faktuře patří. Dvě hodiny účetnické práce zbytečně.

Fakturační nástroje: ručně nebo automaticky?

Pokud vystavuješ jednu fakturu měsíčně, klidně si vystač s Wordem nebo Excelem podle šablony. Od 5 faktur měsíčně už doporučuji fakturační nástroj — ušetří ti hodiny administrativy a sníží riziko chyb.

Populární možnosti v Česku v roce 2026:

• Fakturoid— nejpoužívanější mezi OSVČ. Free do 3 faktur/měs, placený od cca 100 Kč/měs. ARES integrace, QR kódy, mobilní app.
• iDoklad — od Money S3, vhodné pro pokročilejší uživatele, kteří plánují přechod na účetní program.
• SuperFaktura — slovenský, ale česky lokalizovaný. Příjemné UI, automatické přiznání DPH (až se staneš plátcem).
• MyInvoice — český, důraz na ownership dat (faktury si vlastníš lokálně, ne v cloudu).

Daně z vystavených faktur — krátce

Faktury, které vystavíš, jsou tvoje příjmy z podnikání (§ 7 zákona o daních z příjmů). Z těchto příjmů odvedeš:

• Daň z příjmů15 % (případně 23 % nad určitý limit — viz progresivní sazba pro vyšší příjmy)
• Sociální pojištění — záloha měsíčně, vyúčtování ročně v přehledu
• Zdravotní pojištění — záloha měsíčně, vyúčtování ročně v přehledu

Alternativně můžeš zvážit paušální daň — jednu měsíční platbu, která pokryje všechno. Pro OSVČ s nižšími skutečnými náklady často výhodné.

Vzor faktury OSVČ neplátce DPH

Pro rychlou orientaci shrnu strukturu faktury, kterou doporučuji:

1. Hlavička: Logo + „FAKTURA č. 2026/0042"
2. Levý sloupec: Dodavatel (jméno, sídlo, IČO, „Nejsem plátcem DPH")
3. Pravý sloupec: Odběratel (název, sídlo, IČO)
4. Daty: Datum vystavení, datum splatnosti, DUZP
5. Tělo: Položky se sloupci Popis | Množství | Jednotková cena | Celkem
6. Součet: Celkem k úhradě (jen jedna částka, žádné DPH)
7. Platba: Číslo účtu (IBAN), variabilní symbol, QR kód
8. Patička: Poznámka, doložka o úroku z prodlení, podpis

Faktura OSVČ z vlastní šablony za 2 minuty

Máš vlastní Word šablonu faktury OSVČ neplátce DPH? Nahraj ji do Dokumentomatu, klikni místa k vyplnění (jméno, datum, částka, ostatní proměnné) a generuj vyplněné kopie .docx + PDF pro každého klienta za pár sekund místo manuálního přepisování.

Vlastní vzor nemáš? Použij kterýkoliv z internetu — třeba ze zdrojů níže, nebo ho získej od advokáta. Nahraj ho do Dokumentomatu a smlouvu vygeneruješ za 2 minuty.

Zaregistruj se zdarma— 5 dokumentů měsíčně zdarma. OSVČ s opakovanými klienty a malá účetní oddělení používají Starter za 299 Kč/měs s 50 dokumenty a uložením vlastních šablon.

Další čtení

• Co musí obsahovat faktura 2026 — kompletní checklist pro plátce i neplátce DPH
• DPH a OSVČ fakturace — kdy se stát plátcem a kdy zůstat neplátcem
• Jak řešit neplatiče právně — od předžalobní výzvy po exekuci