Zápis z valné hromady s.r.o. 2026 – vzor + povinné usnesení
Pozvánka rozeslána, společníci přišli, hlasování proběhlo — ale dokud není sepsán zápis podle § 188 ZOK s přesnými formulacemi usnesení, žádné z rozhodnutí prakticky neexistuje. Zápis je důkaz, vstupenka do obchodního rejstříku a jediný papír, který později rozhodne, kdo měl pravdu. Tady je, co musí obsahovat, kdy potřebuješ notáře a jak vypadá vzor.
Zápis z valné hromady není zápis ze schůze. Není to volný text, kde si jednatel poznamenal, „o čem jsme se bavili“. Je to formální dokument s přesně danými náležitostmi, který slouží jako důkaz, že rozhodnutí společníků skutečně proběhlo, kdy, kde, kdo se zúčastnil a jak hlasoval. Pravidla najdeš v § 188 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích (dále jen ZOK).
Bez zápisu prakticky nic nehlasovalo. Obchodní rejstřík nezapíše nového jednatele, finanční úřad neuzná schválení účetní závěrky, banka nepřijme rozhodnutí o úvěru. A pokud zápis existuje, ale je vadný, otevírá cestu k žalobě o neplatnost usnesení (§ 191 a § 193 ZOK). Tento návod ti ukáže, co musí zápis obsahovat, kdy potřebuješ notáře a jak vypadá vzor, který obstojí před soudem i rejstříkovým soudem.
Proč je zápis povinný
§ 188 odst. 1 ZOK stanoví, že o průběhu jednání valné hromady se pořídí zápis. Není to možnost, je to povinnost. Zápis plní pět praktických funkcí:
- Důkazní funkce— v případě sporu dokládá, co se na VH skutečně rozhodlo. Bez zápisu se nedá prokázat nic.
- Vstupenka do rejstříku— rejstříkový soud vyžaduje zápis (a u klíčových rozhodnutí notářský zápis) jako přílohu návrhu na zápis změn.
- Informace pro nepřítomné— společník, který nebyl na VH, má právo na kopii zápisu (§ 188 odst. 3 ZOK).
- Veřejnost přes sbírku listin— u některých rozhodnutí (účetní závěrka, výplata podílů) se zápis nebo jeho výpis ukládá do veřejné sbírky listin.
- Ochrana proti zpochybnění— pokud je zápis řádně sepsán a podepsán, je velmi obtížné jeho obsah napadnout.
Náležitosti zápisu z valné hromady
§ 188 odst. 2 ZOK uvádí minimální obsah zápisu. Pokud chybí jedna z náležitostí, zápis je formálně vadný a může být napadnuto i přijaté usnesení. Konkrétně zápis musí obsahovat:
| Náležitost | Co konkrétně | Pozor na |
|---|---|---|
| Firma a sídlo společnosti | Plný obchodní název, IČO, sídlo z rejstříku | Musí být aktuální (po případné změně sídla) |
| Místo a doba konání | Přesná adresa, datum, čas zahájení a ukončení | Pokud byla online VH, uvést platformu |
| Osoba svolavatele | Kdo VH svolal (jednatel, dozorčí rada, společníci s 10 %) | Bez uvedení svolavatele je zápis vadný |
| Předseda, zapisovatel, sčitatel hlasů | Jména volených osob a výsledky jejich volby | U malých s.r.o. často jedna osoba má víc rolí |
| Pořad jednání | Seznam bodů projednaných na VH | Musí přesně odpovídat pozvánce |
| Přijatá usnesení | Doslovné znění každého usnesení s výsledky hlasování | Uvádět hlasy pro, proti, zdržel se |
| Prezenční listina | Seznam přítomných společníků (jméno, podíl, podpis) | Příloha zápisu, ne součást textu |
| Podpisy | Předseda VH + zapisovatel | U hybridní VH lze elektronický podpis |
Prezenční listina
Prezenční listina je povinná přílohazápisu. Obsahuje jména přítomných společníků, výši jejich podílů a počet hlasů. Společník (nebo jeho zástupce na základě plné moci) se před zahájením VH zapisuje a podepisuje.
U online VH se prezenční listina nahrazuje záznamem z videokonference nebo seznamem přihlášených na platformě, který se vytiskne a přiloží k zápisu. Pokud má společník účast přes plnou moc, plná moc se přikládá k prezenční listině.
Průběh jednání — předseda, zapisovatel, sčitatel
Každá valná hromada se zahajuje stejným způsobem — zvolením tří funkcionářů, kteří odpovídají za řádný průběh:
- Předseda valné hromady— řídí jednání, uděluje slovo, formuluje návrhy usnesení k hlasování, vyhlašuje výsledky. U malé s.r.o. obvykle jednatel nebo nejstarší společník.
- Zapisovatel— pořizuje zápis. Může to být kterýkoliv ze společníků, jednatel, externí osoba (advokát, notář, účetní). Nepodepisuje pak prezenční listinu jako společník, ale podepisuje zápis spolu s předsedou.
- Sčitatel hlasů— počítá hlasy při hlasování. U dvoučlenné nebo trojčlenné s.r.o. zbytečné, ale formálně se obvykle určí (může to být i předseda v jedné osobě).
Volba funkcionářů je první bod zápisu. Pokud se na osobě předsedy nebo zapisovatele nedohodnete, hlasuje se prostou většinou (§ 169 odst. 1 ZOK).
Pořad jednání — musí odpovídat pozvánce
Pořad jednání v zápise musí odpovídat pozvánce. VH nemůže rozhodnout o bodu, který v pozvánce nebyl, ledaže jsou přítomni všichni společníci a všichni s tím souhlasí (§ 169 odst. 2 ZOK). Pokud takový souhlas chybí, projednání mimo pořad je neplatnéa přijaté usnesení napadnutelné.
V zápise se uvádí pořad jednání tak, jak byl projednán. Pokud se některý bod neprojednával (např. pro nepřítomnost klíčové osoby), zapíše se s poznámkou „odloženo na příští VH“.
Návrhy a hlasování
Hlasování o každém bodu pořadu má svůj postup:
- Předseda VH přečte návrh usnesení (v přesném znění z pozvánky).
- Společníci mohou navrhnout změnu nebo doplnění návrhu (protinávrh).
- Hlasuje se nejprve o protinávrhu, pokud byl podán. Pokud projde, je přijat. Pokud neprojde, hlasuje se o původním návrhu.
- Předseda vyhlásí výsledek: kolik hlasů PRO, kolik PROTI, kolik ZDRŽEL SE. A zda usnesení bylo přijato nebo zamítnuto.
- Zapisovatel zaznamená přesné znění přijatého usnesení a rozdělení hlasů.
Kvórum a většiny — běžně a kvalifikovaně
ZOK rozlišuje dvě úrovně většiny pro přijetí usnesení:
| Typ rozhodnutí | Kvórum | Většina | Forma |
|---|---|---|---|
| Běžná rozhodnutí (závěrka, zisk) | Nadpoloviční podíl všech | Nadpoloviční přítomných | Běžný zápis |
| Volba jednatele | Nadpoloviční podíl všech | Nadpoloviční přítomných | Běžný zápis |
| Změna společenské smlouvy | Nadpoloviční podíl všech | Min. 2/3 přítomných | Notářský zápis |
| Zvýšení/snížení ZK | Nadpoloviční podíl všech | Min. 2/3 přítomných | Notářský zápis |
| Přeměna (fúze, rozdělení) | Nadpoloviční podíl všech | Min. 3/4 přítomných | Notářský zápis |
| Zrušení s.r.o. s likvidací | Nadpoloviční podíl všech | Min. 2/3 přítomných | Notářský zápis |
Pozn.:Většiny se počítají z hlasů přítomných společníků. Hlasy se odvíjejí od podílu na základním kapitálu — 1 % podíl = 1 hlas. Společenská smlouva může nastavit jinou alokaci hlasů (např. 1 společník = 1 hlas bez ohledu na podíl), ale to je netypické.
Formulace usnesení v zápise
Usnesení musí být v zápise doslovně zaznamenáno — ne jako „schválena byla účetní závěrka", ale jako „Valná hromada schvaluje řádnou účetní závěrku společnosti XYZ s.r.o. za období od 1. 1. 2025 do 31. 12. 2025 v předloženém znění“. Důvodů je víc:
- Obchodní rejstřík zapíše jen to, co je v zápise přesně formulováno. Vágní formulace = vrácení k opravě.
- Finanční úřad nebo soud při sporu hledá v zápise přesné znění.
- Při převodu obchodního podílu nebo při auditu se na usnesení odkazuje doslovně.
Standardní struktura usnesení:
- „Valná hromada schvaluje / volí / odvolává / rozhoduje [konkrétní akce]...“
- „[konkrétní obsah — číslo, jméno, datum, znění]“
- „[účinnost — den přijetí, jiný den]“
- Po znění následují výsledky hlasování: „Pro: X hlasů, Proti: Y hlasů, Zdržel se: Z hlasů.“
- Závěr: „Usnesení bylo / nebylo přijato.“
Zápis o rozhodnutí per rollam
Pokud společníci hlasují per rollam (mimo VH, písemně podle § 175 ZOK), pořizuje se zápis o jejich rozhodnutí. Zápis vyhotovuje jednatel po uplynutí lhůty pro hlasování a musí obsahovat:
- Firmu a sídlo společnosti, IČO.
- Datum návrhu rozhodnutí a datum, kdy uplynula lhůta pro vyjádření.
- Plné znění návrhu usnesení (tak, jak byl rozeslán).
- Seznam společníků s uvedením, jak hlasovali (PRO, PROTI, ZDRŽEL SE, NEHLASOVAL).
- Sčítání hlasů a vyhlášení výsledku.
- Datum a podpis jednatele (nebo jiné svolávající osoby).
K zápisu se přikládají písemné vyjádření jednotlivých společníků (originál nebo úředně ověřená kopie). Bez nich zápis nemá důkazní hodnotu.
Notářský zápis — kdy je povinný
U některých rozhodnutí valné hromady nestačí běžný zápis, ale je vyžadován notářský zápis. Pravidla upravuje § 189 ZOK a notářský řád (zák. č. 358/1992 Sb.). Notářský zápis je veřejná listina — má vyšší důkazní hodnotu a zaručuje pravost obsahu.
Konkrétní situace s povinným notářem
- Změna společenské smlouvy— jakákoliv změna obsahu (sídlo, předmět podnikání, podíly, kvórum).
- Zvýšení základního kapitálu— o jakoukoliv částku, jakoukoliv formou (peněžitý nebo nepeněžitý vklad).
- Snížení základního kapitálu— vždy s ochranou věřitelů a zveřejněním v Obchodním věstníku.
- Kapitalizace pohledávek— nepeněžitý vklad ve formě pohledávky vůči společnosti.
- Rozdělení společnosti— rozštěpení, odštěpení, splynutí.
- Sloučení / fúze— přijetí projektu přeměny.
- Zrušení s likvidací nebo bez likvidace — rozhodnutí o ukončení existence společnosti.
- Změna právní formy— např. s.r.o. na a.s.
- Převody obchodního podílu mezi nespolečníky — pokud to společenská smlouva vyžaduje.
Jak probíhá notářský zápis VH
- Příprava— notář dostane návrh usnesení a průběh VH písemně předem. Společnost mu poskytne výpis z OR, kopii společenské smlouvy a identifikační doklady společníků.
- VH za přítomnosti notáře— notář je přítomen na celé VH nebo aspoň na bodu, který vyžaduje notářský zápis. Notář ověřuje totožnost společníků, dozírá na řádný průběh hlasování a zaznamenává průběh.
- Sepsání zápisu— notář na místě nebo po skončení VH sepíše notářský zápis. V něm se uvádí obsah jednání, přijatá usnesení a hlasování společníků.
- Podpisy— notářský zápis podepisuje notář a všichni společníci, kteří se VH zúčastnili (nebo jejich zástupci s ověřenými podpisy).
- Vyhotovení— notář vyhotoví originál a potřebný počet stejnopisů. Originál zůstává v jeho notářském spisu, stejnopis je pro společnost.
Cena notářského zápisu
Odměna notáře je regulovaná vyhláškou č. 196/2001 Sb.Záleží na typu rozhodnutí a hodnotě věci:
- Změna společenské smlouvybez navýšení ZK — cca 4 000–6 000 Kč bez DPH.
- Zvýšení ZK do 1 mil. Kč— cca 6 000–10 000 Kč bez DPH.
- Přeměna nebo zrušení— od 10 000 Kč bez DPH, podle složitosti.
K tomu DPH 21 % a cestovní náklady, pokud notář cestuje. Online přes NotářOnline je obvykle o 15–20 % levnější (žádné cestovní náklady).
Kopie zápisu pro společníky a do rejstříku
Po sepsání a podpisu zápisu má jednatel několik povinností:
Doručení společníkům
§ 188 odst. 3 ZOK stanoví, že každý společník má právo na kopii zápisu. Kopie se doručuje:
- Bez zbytečného odkladu po sepsání zápisu (v praxi do 14 dnů).
- Společníkům, kteří se VH zúčastnili, i těm, kteří nepřišli.
- Stejnou formou jako pozvánka (datovka, písemně doporučeně, e-mail s el. podpisem — pokud to společenská smlouva připouští).
Zápis do obchodního rejstříku
Pokud VH rozhodla o věci podléhající zápisu (změna jednatele, změna sídla, změna firmy, změna ZK), musí společnost podat návrh na zápis do obchodního rejstříku do 15 dnů od přijetí usnesení (zák. č. 304/2013 Sb.).
K návrhu se přikládá:
- Zápis z VH (nebo notářský zápis u klíčových rozhodnutí).
- Prezenční listina.
- U notářského zápisu i stejnopis notářského zápisu.
- Souhlasy nově jmenovaných osob (jednatel, člen dozorčí rady).
- Výpis z Rejstříku trestů u nového jednatele.
- Soudní poplatek 2 000 Kč (změna), 6 000 Kč (vznik).
Uložení do sbírky listin
Účetní závěrkapo schválení VH se ukládá do sbírky listin obchodního rejstříku do 30 dnů. Některé zápisy z VH se do sbírky listin také ukládají — např. zápis o přeměně, zrušení společnosti.
Uložení provádí společnost přes datovou schránku obchodního rejstříku (justice.cz). Bez uložení může rejstříkový soud společnost vyzvat k nápravě pod sankcí pokuty 100 000 Kč (§ 104 zák. č. 304/2013 Sb.).
Podpisové oprávnění
Zápis z VH podepisují předseda VH a zapisovatel. Není potřeba, aby podpisy byly úředně ověřené — pro rejstříkový soud stačí běžné podpisy. Pokud je předseda VH zároveň jednatelem (časté v malé s.r.o.), je to běžné a v pořádku.
U notářského zápisu podpisy ověřuje notář — takže společník musí být přítomný na podpisu (osobně, nebo přes zástupce s úředně ověřenou plnou mocí).
Prezenční listinu podepisují společníci sami (nebo jejich zástupci). Bez podpisu společníka na prezenční listině není prokazatelně doloženo, že byl přítomen.
Důsledky chybného zápisu
Vadný zápis sám o sobě nečiní rozhodnutí neplatným, ale otevírá cestu k žalobě o neplatnost (§ 191 ZOK). Důvody, proč může soud usnesení zrušit:
- Zápis neobsahuje povinnou náležitost (např. chybí výsledek hlasování).
- Pořad jednání v zápise neodpovídá pozvánce.
- Hlasování proběhlo, ale výsledky jsou zaznamenány špatně (např. uvedeno PRO 5 hlasů místo skutečných PRO 4).
- Chybí prezenční listina a nelze prokázat, kdo byl přítomen.
- Zápis nebyl podepsán předsedou nebo zapisovatelem.
- U notářského zápisu chybí notářské ověření — rozhodnutí je od počátku neplatné(§ 189 odst. 1 ZOK).
Lhůta pro žalobu: 3 měsícesubjektivně (od okamžiku, kdy se dotčená osoba dozvěděla o vadě), nejpozději 1 rok objektivně. Po uplynutí lhůty se vada zhojí.
Vzor zápisu z valné hromady
Následující vzor pokrývá řádnou VH se schválením účetní závěrky, rozdělením zisku a volbou nového jednatele. Upravuj ho podle konkrétního pořadu a identity společnosti.
"ZÁPIS Z ŘÁDNÉ VALNÉ HROMADY Obchodní firma: XYZ s.r.o. Sídlo: Pražská 123/45, 110 00 Praha 1 IČO: 12345678 Zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 12345 DATUM A MÍSTO KONÁNÍ: Pondělí 16. června 2026, 10:00 - 11:45 Sídlo společnosti, Pražská 123/45, Praha 1, zasedací místnost ve 3. patře SVOLAVATEL: Ing. Petr Svoboda, jednatel společnosti Pozvánka byla rozeslána dne 28. května 2026 do datových schránek všech společníků (lhůta 19 dnů před konáním VH). PŘÍTOMNÍ SPOLEČNÍCI: Podle prezenční listiny, která tvoří přílohu č. 1 tohoto zápisu, byli přítomni společníci s celkovým podílem 100 % na základním kapitálu. Valná hromada byla usnášeníschopná. 1. ZAHÁJENÍ A VOLBA FUNKCIONÁŘŮ Předseda Ing. Svoboda zahájil valnou hromadu v 10:00 a navrhl tyto funkcionáře: - předseda VH: Ing. Petr Svoboda - zapisovatel: Mgr. Jana Marešová - sčitatel hlasů: Ing. Petr Svoboda (v jedné osobě) Hlasování: Pro: 100 % hlasů, Proti: 0, Zdržel se: 0 Usnesení bylo přijato. 2. SCHVÁLENÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY ZA ROK 2025 Předseda představil řádnou účetní závěrku za období od 1. 1. 2025 do 31. 12. 2025. Společníci měli zákonnou lhůtu 4 dnů k seznámení s podklady. Návrh usnesení: „Valná hromada schvaluje řádnou účetní závěrku společnosti XYZ s.r.o. za období od 1. 1. 2025 do 31. 12. 2025 v předloženém znění s výsledkem hospodaření zisk ve výši 850 000 Kč.“ Hlasování: Pro: 100 % hlasů (Petr Svoboda 60 %, Anna Nováková 40 %) Proti: 0 Zdržel se: 0 Usnesení bylo přijato. 3. ROZDĚLENÍ ZISKU ZA ROK 2025 Návrh usnesení: „Valná hromada rozhoduje, že zisk za rok 2025 ve výši 850 000 Kč bude rozdělen takto: 50 % (425 000 Kč) bude vyplaceno společníkům v poměru jejich podílů na základním kapitálu, 50 % (425 000 Kč) bude převedeno na účet nerozděleného zisku minulých let. Výplata podílů proběhne do 30. září 2026.“ Hlasování: Pro: 100 % hlasů Proti: 0 Zdržel se: 0 Usnesení bylo přijato. 4. VOLBA JEDNATELE Návrh usnesení: „Valná hromada volí jednatelem společnosti XYZ s.r.o. pana Jana Nováka, nar. 1. 1. 1980, bytem Lipová 5, Praha 2, s účinností od 1. 7. 2026. Funkční období je neomezené.“ Hlasování: Pro: 100 % hlasů Proti: 0 Zdržel se: 0 Usnesení bylo přijato. 5. DISKUZE A ZÁVĚR Předseda otevřel diskuzi, žádný společník neměl dotaz. Předseda ukončil valnou hromadu v 11:45. PŘÍLOHY: 1. Prezenční listina 2. Účetní závěrka za rok 2025 3. Pozvánka na VH ze dne 28. 5. 2026 V Praze dne 16. června 2026 Předseda VH: Zapisovatel: Ing. Petr Svoboda Mgr. Jana Marešová [podpis] [podpis]"
Vzor zápisu o rozhodnutí per rollam
"ZÁPIS O ROZHODNUTÍ MIMO VALNOU HROMADU (PER ROLLAM) Společnost: XYZ s.r.o., IČO 12345678 Sídlo: Pražská 123/45, 110 00 Praha 1 DATUM VÝZVY: 31. května 2026 DATUM UPLYNUTÍ LHŮTY: 15. června 2026 (15 dnů) NÁVRH USNESENÍ: „Valná hromada společnosti XYZ s.r.o. schvaluje uzavření nájemní smlouvy se společností ABC reality s.r.o., IČO 87654321, ohledně nebytových prostor na adrese Vinohradská 50, Praha 2, na dobu určitou od 1. 7. 2026 do 30. 6. 2031 za měsíční nájemné 45 000 Kč + DPH.“ HLASOVÁNÍ SPOLEČNÍKŮ: - Ing. Petr Svoboda (60 % podíl): SOUHLAS (vyjádření doručeno 5. 6. 2026 do datovky společnosti) - Anna Nováková (40 % podíl): SOUHLAS (vyjádření doručeno 10. 6. 2026 do datovky společnosti) SČÍTÁNÍ HLASŮ: Pro: 100 % (60 % + 40 %) Proti: 0 Zdržel se: 0 Nehlasoval: 0 VÝSLEDEK: Usnesení bylo přijato 100 % hlasů. Podmínka kvalifikované většiny nebyla potřeba (běžné rozhodnutí). PŘÍLOHY: 1. Výzva k rozhodnutí per rollam ze dne 31. 5. 2026 2. Vyjádření společníka Ing. Svobody ze dne 5. 6. 2026 3. Vyjádření společníka Anny Novákové ze dne 10. 6. 2026 V Praze dne 16. června 2026 Ing. Petr Svoboda jednatel [podpis]"
Vzor obsahu notářského zápisu (změna ZK)
"NOTÁŘSKÝ ZÁPIS NZ 123/2026 sepsán dne 16. června 2026 JUDr. Karel Vondráček, notář v Praze PROHLÁŠENÍ: Já, JUDr. Karel Vondráček, notář v Praze, prohlašuji, že dnešního dne v sídle společnosti XYZ s.r.o., na adrese Pražská 123/45, Praha 1, proběhla valná hromada společnosti, jíž jsem se osobně zúčastnil za účelem osvědčení průběhu a obsahu přijatých rozhodnutí. OSVĚDČENÍ: Společnost: XYZ s.r.o., IČO 12345678 Sídlo: Pražská 123/45, 110 00 Praha 1 Přítomni všichni společníci: - Ing. Petr Svoboda (60 % podíl) - Anna Nováková (40 % podíl) Identita ověřena občanskými průkazy. POŘAD JEDNÁNÍ: Zvýšení základního kapitálu společnosti. PŘIJATÉ USNESENÍ: „Valná hromada společnosti XYZ s.r.o. rozhoduje o zvýšení základního kapitálu společnosti z dosavadní výše 200 000 Kč o částku 800 000 Kč na novou výši 1 000 000 Kč. Zvýšení proběhne peněžitým vkladem stávajícího společníka Ing. Petra Svobody ve výši 800 000 Kč, který má zaplatit nejpozději do 30. září 2026 na bankovní účet společnosti vedený u Komerční banky a.s., č. ú. 123456789/0100. Společenská smlouva se mění v článku VI, odst. 1, nově: ‚Základní kapitál společnosti činí 1 000 000 Kč.‘“ HLASOVÁNÍ: Pro: 100 % hlasů Proti: 0 Zdržel se: 0 Usnesení přijato kvalifikovanou většinou 2/3 hlasů. PODPISY: Ing. Petr Svoboda Anna Nováková [ověřený podpis] [ověřený podpis] JUDr. Karel Vondráček, notář [notářské razítko, podpis]"
Časté chyby v praxi
- Vágní formulace usnesení. „Schválena byla účetní závěrka“ místo přesného doslovného znění. Rejstříkový soud vrátí, finanční úřad zpochybní.
- Chybí výsledky hlasování.Bez uvedení PRO / PROTI / ZDRŽEL SE nelze ověřit, zda byla dosažena většina — zápis je vadný.
- Pořad neodpovídá pozvánce.Na VH se rozhodne o bodu, který v pozvánce nebyl. Pokud nebyli přítomni všichni společníci, je rozhodnutí napadnutelné.
- Chybí prezenční listina.Není doložitelné, kdo byl přítomen a jakým podílem. Při sporu vyhraje žalobce.
- Notářský zápis chybí tam, kde je povinný. Při změně společenské smlouvy nebo ZK je rozhodnutí od počátku neplatné, byť bylo formálně přijato.
- Zápis se neukládá do sbírky listin. Účetní závěrka schválená VH se musí uložit do 30 dnů. Po 2 letech neukládání hrozí zrušení společnosti.
- Chybí podpisy předsedy nebo zapisovatele.Bez podpisů zápis nemá důkazní hodnotu.
- Kopie se nezašlou nepřítomným společníkům. § 188 odst. 3 ZOK je porušen, hrozí žaloba na poškození zájmu společníka.
Archivace zápisů
Zákon o účetnictví (zák. č. 563/1991 Sb.) stanoví, že účetní záznamy se archivují 10 let. Zápisy z valných hromad, které schvalovaly účetní závěrky nebo rozdělení zisku, spadají do této kategorie.
Notářské zápisy archivuje notář v notářském spisu— po 10 letech se předávají do Notářské komory, kde jsou uchovávány trvale. Společnost má vždy přístup k stejnopisu.
Doporučení: archivuj zápisy v digitální podobě (PDF podepsaný el. podpisem) i v papírové formě. Praktické je založit pro každý rok samostatnou složku a v ní strukturovat pozvánka → prezenční listina → zápis → přílohy.
Zápis z VH z vlastní šablony za 2 minuty
Zápis z valné hromady má v každé firmě stále stejnou kostru — mění se jen datum, pořad jednání, výsledky hlasování. Místo toho, aby ti právník nebo účetní účtoval za každý zápis, nahraj si do Dokumentomatu vlastní Word šablonu zápisu a generuj zápisy za pár sekund.
Postup: vytvoř .docx soubor se svou strukturou zápisu (hlavička, prezenční listina, body pořadu, usnesení, podpisy), označ místa pro vyplnění a nahraj do Dokumentomatu. Při příští VH vyplníš jen formulář — datum, jména přítomných, výsledky hlasování — a dostaneš hotový zápis v .docx a PDF. Stejnou šablonu pak použiješ pro každou další VH, ať už ve své firmě nebo u klientů, kterým děláš sekretariát.
Pro účetní a advokátní kanceláře, které dělají VH pro víc klientských s.r.o., je to úspora desítek hodin ročně. Jednou nastavíš šablonu, dál jen klikneš.
Vlastní vzor nemáš? Stáhni si vzor z komerčních právních databází (Wolters Kluwer, ePravo, Beck-online) nebo si nech sepsat profesionální verzi advokátem. Pak ji nahraj do Dokumentomatu a generuj automaticky.
vyzkoušej Dokumentomat zdarma — 5 dokumentů měsíčně bez poplatku, Starter za 299 Kč měsíčně dává 50 dokumentů a uložení vlastních šablon v cloudu pro opakované generování.
Další čtení
- Zakladatelská listina s.r.o. — vzor 2026 — jak založit jednočlennou s.r.o. a co musí listina obsahovat.
- Smlouva o výkonu funkce jednatele — vzor — co podepsat hned po vzniku firmy nebo po volbě nového jednatele.
- Jak založit s.r.o. krok za krokem 2026 — kompletní průvodce od nápadu po zápis do rejstříku.
Použité zdroje
Článek vychází z primárních zdrojů — zákonů, judikatury a oficiálních portálů. Pro konkrétní situaci si vždy ověř aktuální stav, legislativa se mění.
- ZOK § 188 (zápis z valné hromady, povinné náležitosti)
- ZOK § 189 (forma zápisu, notářský zápis)
- ZOK § 190–194 (působnost VH, kvórum, většiny)
- ZOK § 175 (rozhodování per rollam a zápis o něm)
- Notářský řád č. 358/1992 Sb. (notářský zápis)
- Notářská komora ČR
- Justice.cz – sbírka listin a obchodní rejstřík
- ePravo.cz – komentáře k ZOK a praxi VH
Čti dál
Smlouvu vygeneruješ za 2 minuty
Nahraj Word šablonu, klikni místa k vyplnění, stáhni Word i PDF. Prvních 5 smluv měsíčně zdarma.
Vytvořit účet zdarma